ROBERT VOGEL GMBH & CO KG

Informationen der Robert Vogel GmbH & Co Kommanditgesellschaft zum Datenschutz für Mieter und Mietinteressenten

Hiermit informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich für unsere Mieträume interessieren oder solche mieten. Personenbezogene Daten („Daten“) sind dabei Angaben über Personen wie zum Beispiel Name oder Kontaktdaten. Verarbeitung bedeutet jeder Vorgang mit Daten, wie zum Beispiel die Speicherung oder Nutzung der Daten. 

I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Robert Vogel GmbH & Co KG

Warburgstraße 50

20354 Hamburg

Telefon: +49 40 35 55 10

Telefax: +49 40 34 44 23

eMail: kontakt@robertvogel.de

Web: www.robertvogel.de

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren unter datenschutz@robertvogel.de

II. Warum verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn das gesetzlich zulässig ist. Rechtsgrundlagen unserer Verarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“).

1. Zwecke der Datenverarbeitungen

Wir verarbeiten Ihre Daten zunächst zur Auswahlentscheidung eines Mieters und zur dafür notwendigen Bewerberverwaltung. 

Als Mieter verarbeiten wir Ihre Daten zur Begründung des Mietverhältnisses. Darunter fallen insbesondere Erstellung und Abschluss des Mietvertrages und das Anlegen einer Mieterakte. Im laufenden Mietverhältnis verarbeiten wir Ihre Daten , um unsere Pflichten aus dem Mietvertrag mit Ihnen zu erfüllen. Darunter fallen Verarbeitungen zu buchhalterischen Abrechnungszwecken und zur Ermittlung der Nebenkosten. 

Ihre Kontaktdaten verarbeiten wir darüber hinaus, um mit Ihnen in Kontakt zu treten und beispielsweise Wartungs- oder Reparaturtermine zu vereinbaren. Weiterhin kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Herstellung der Gebäudesicherheit sowie zur Optimierung des Energieverbrauchs stattfinden. 

2. Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Wir sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Die Pflichten ergeben sich aus § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung. 

3. Wahrung unserer Interessen

Wir dürfen Daten zu eigenen berechtigten Interessen verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Wir nehmen das berechtigte Interesse wahr, uns unter Umständen gegen Rechtsansprüche zu verteidigen oder eigene geltend zu machen. 

III. Welche Daten stammen von Dritten?

Unter Umständen fragen wir bestimmte Daten aus folgenden Quellen ab:

  • SCHUFA Holding AG,
  • Verband der Vereine Creditreform e.V..

Von diesen erhalten wir folgende Kategorien an Daten:

SCHUFA-Bonitätsauskunft für Vermieter: Angaben zur Person, Zahlungsverhalten.

IV. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie ein Mietvertrag mit Ihnen besteht. Sofern wir keinen Mietvertrag mit Ihnen abschließen, löschen wir Ihre Daten nach einem Jahr. 

Sind wir gesetzlich nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet, so dürfen wir diese Daten bis zu 10 Jahre speichern.

Sollte es zu einem Rechtsstreit zwischen uns kommen, so dürfen wir die Daten, die wir hierfür benötigen für maximal 30 Jahre speichern. 

V. Muss ich meine Daten bereitstellen?

Zur Aufnahme als Bewerber und zur Durchführung eines Mietvertrags ist die Verarbeitung Ihrer im Selbstauskunftsformular angegebenen Daten erforderlich.

VI. Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind.

Wir geben unter Umständen bestimmte Daten an folgende Empfänger weiter:

  • SCHUFA Holding AG: Bonitätsauskunft.
  • Verband der Vereine Creditreform e.V.: Bonitätsauskunft. 

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Kontaktdaten ggf. an Handwerker, um einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. 

Außerdem geben wir Ihre Daten an Dienstleister weiter, die bestimmte Aufgaben für uns übernehmen („Auftragsverarbeiter“). Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen und dürfen sie nicht zu eigenen Zwecken nutzen. Wir arbeiten mit den folgenden Kategorien von Auftragsverarbeitern zusammen:

  • IT-Dienstleister für Betrieb, Administration, Hosting, Wartung der IT-Systeme, Server und der Webseite, 
  • Wartung der Hardware (Kopierer, Drucker), 
  • Aktenvernichtung,
  • Betrieb der Telefonanlage, 
  • Ablese- und Abrechnungsservice,
  • Wasser- und Energieversorgung,
  • Hausmeister- und Reinigungsservice,
  • Projektmanagement.

VII. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie können von uns nach Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten. Sie können die Berichtigung und unter Umständen die Vervollständigung Ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO verlangen. Sie haben das Recht, dass wir Ihre Daten nach Art. 17 DSGVO löschen oder nach Art. 18 DSGVO sperren. 

Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, Ihre uns aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrages übermittelten Daten zu erhalten, sofern die Verarbeitung automatisiert (per Computer) erfolgt. Wenn Sie wünschen und das technisch möglich ist, übermitteln wir diese Daten weiter an einen Dritten.

Haben Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt, so haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf hat für Sie keine Nachteile. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Der Widerruf kann in einer E-Mail an datenschutz@robertvogel.de erklärt werden. Nach Widerruf werden die Daten nicht mehr verarbeitet. Dies gilt nicht, sofern wir dazu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet sind.

Sie haben das Recht, datenschutzrechtliche Beschwerden insbesondere beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de zu erheben.